Sådan vælger du et projektstyringsværktøj til virksomheden

Start med arbejdet, ikke med funktionslisten

Et projektstyringsværktøj skal gøre det lettere at se, hvad der skal leveres, hvem der har ansvaret, og hvornår teamet skal reagere. Beskriv derfor ét typisk projekt fra start til slut, før I sammenligner systemer.

Notér hvor information forsvinder i dag. Det kan være ved overleveringen fra salg, når en deadline flytter sig, eller når en opgave mangler en ansvarlig. De konkrete brud er et bedre udgangspunkt end en lang ønskeliste.

Skeln mellem opgavestyring og projektstyring

Opgavestyring handler om den enkelte opgave: status, ansvarlig, prioritet og deadline. Projektstyring samler opgaverne i et forløb med leverancer, milepæle og fælles fremdrift. Et lille team kan begynde med opgavestyring, men har brug for projektlaget, når flere opgaver og personer skal føre frem til samme resultat.

Hvis jeres primære behov er den daglige opgaveliste, så begynd med siden om opgavestyring med tavler, lister og kalender. Denne guide handler om selve valget af værktøj.

Fem behov, der skal være dækket

1. Opgaver: Kan alle se status, ansvarlig og næste deadline?
2. Leverancer: Kan opgaverne samles under nogle få tydelige milepæle?
3. Overlevering: Følger de nødvendige kunde- og aftaleoplysninger med ind i projektet?
4. Opfølgning: Kan teamet opdage en forsinkelse, før den rammer leverancen?
5. Brug i hverdagen: Kan den, der udfører arbejdet, opdatere status uden ekstra administration?

Regn kun en funktion for nødvendig, hvis den dækker et af de fem behov. Så er det lettere at vælge en enkel opsætning og holde den ved lige.

Brug et rigtigt projekt som test

Opret et aktivt projekt med en tydelig leverance, to eller tre ansvarlige og en deadline. Brug det samme projekt i alle de værktøjer, I sammenligner. Testen bør vare længe nok til, at en opgave bliver overdraget, en prioritet ændrer sig, og en deadline skal vurderes.

Bed derefter en kollega, der ikke har oprettet projektet, om at finde status, næste leverance og eventuelle blokeringer. Hvis svaret kræver en mundtlig forklaring, mangler enten værktøjet eller jeres metode en tydelig regel.

Et enkelt skema til sammenligningen

• Hvor hurtigt kan en opgave oprettes og tildeles?
• Kan en ny deltager forstå status uden et ekstra møde?
• Er deadlines og milepæle synlige i samme forløb?
• Kan teamet finde de relevante kunde- og aftaleoplysninger?
• Kan I eksportere jeres data i en struktur, I kan finde rundt i?
• Hvilke oplysninger bliver stadig vedligeholdt et andet sted?

Skriv korte noter i stedet for at give én samlet score. En enkelt blokering i en vigtig arbejdsgang kan være mere afgørende end mange mindre fordele.

Se særskilt på deadlines og ansvar

En deadline er kun nyttig, når den har en ejer og en synlig konsekvens for leverancen. Undersøg derfor, om teamet kan se forsinkede opgaver og justere planen, uden at projektlederen først skal samle status i hånden.

Siden om deadline-styring i projekter viser den konkrete arbejdsgang. Denne guide handler om selve valget af værktøj.

Vurder overleveringen fra kunde til projekt

Ved kundeprojekter starter leverancen ofte med information fra en dialog, en aftale eller en kontrakt. Kortlæg, hvilke oplysninger projektteamet skal have, og tjek, om de kan følge med uden at blive tastet ind igen eller sendt som en løs besked i chatten.

Det betyder ikke, at ét system skal løse alt. Det betyder, at grænsen mellem CRM, aftale og projekt skal være tydelig, så teamet ved, hvor den gældende information findes.

Hvornår er en enkel metode nok?

Små teams har ofte mere gavn af få fælles regler end af en omfattende projektmodel. En ansvarlig, en deadline, få statustrin og en kort ugentlig gennemgang kan være nok. Guiden til simpel projektstyring beskriver den metode.

Tilføj først flere felter, rapporter eller automatiseringer, når et konkret behov gentager sig. Ellers risikerer teamet at vedligeholde systemet for systemets skyld.

Hvor passer Foundbase ind?

Foundbase projektstyring samler opgaver, deadlines, milepæle og kundeprojekter. Foundbase er relevant, når kunde, aftale og projektleverance skal hænge sammen. Hvis behovet er tung portefølje- eller enterprise-PMO-styring, bør I sammenligne med et værktøj, der er bygget specifikt til det.

Brug denne guide til at afgrænse behovet. Brug derefter produktsiden og funktionssiderne til at tjekke, om arbejdsgangen passer.