Hvad får du i et gratis CRM – og hvor går grænsen?

Hvad betyder gratis CRM i praksis?

Et gratis CRM er et CRM-system, du kan bruge uden et løbende abonnement – inden for bestemte rammer. Rammerne kan være antal brugere, kontakter, pipelines, integrationer eller avancerede funktioner. Derfor er ordet gratis ikke nok til at vurdere, om løsningen passer til jeres arbejde.

Start med den arbejdsgang, I vil have styr på: ny henvendelse, ansvarlig person, salgsmulighed, næste handling og historik. Fungerer den arbejdsgang for hele teamet, er en gratis løsning et fornuftigt sted at begynde.

De vigtigste funktioner at tjekke

• Kontakter og virksomheder: Kan I samle de oplysninger, som teamet reelt bruger?
• Pipeline: Kan I se fase, ansvarlig og næste handling på åbne salgsmuligheder?
• Historik: Kan noter og aftaler findes af andre end den person, der oprettede dem?
• Opgaver og opfølgning: Kan en aftale blive til en tydelig handling med en ansvarlig og en dato?
• Eksport: Kan I få jeres data ud i et brugbart format, hvis behovet ændrer sig?

En lang funktionsliste er mindre vigtig end en sammenhængende daglig rutine. Test derfor med få realistiske kontakter og salgsmuligheder i stedet for at vurdere systemet ud fra skærmbilleder alene.

Hvornår er en gratis løsning nok?

Den er ofte nok, når teamet har en enkel salgsproces, få overleveringer og ikke er afhængigt af specialiseret rapportering eller mange integrationer. Det gælder især, hvis alternativet er personlige noter eller et regneark, som kun én person forstår.

Gratis er ikke det samme som midlertidigt. En god basisløsning kan bruges, så længe den giver fælles overblik og ikke tvinger jer til manuelle omveje.

Typiske grænser, du bør opdage tidligt

Begrænsninger bliver først et problem, når de rammer en vigtig arbejdsgang. Et brugerloft kan være ligegyldigt for to personer, men afgørende, når kundeservice også skal se historikken. Manglende automatisering er ikke nødvendigvis et problem i starten, men kan blive det, hvis den samme opgave oprettes manuelt mange gange om ugen.

Notér derfor, hvad I ikke kan udføre under testen. Skeln mellem funktioner, der er rare at have, og mangler, der blokerer en konkret proces.

En enkel test over fem arbejdsdage

1. Opret et lille udvalg af virkelige, ikke-følsomme testkontakter.
2. Fordel ansvar og placer åbne salgsmuligheder i de rigtige faser.
3. Registrér næste handling og en kort note efter hver dialog.
4. Lad en kollega overtage én relation uden mundtlig overlevering.
5. Eksportér testdata, og tjek, at de kan forstås uden for systemet.

Efter testen bør I kunne svare på, om systemet giver fælles overblik – eller bare flytter det gamle regneark over i en ny brugerflade.

Hvad indeholder Foundbase Free?

Efter den 14-dages prøveperiode kan I fortsætte gratis med CRM og opgavestyring i Foundbase. Det omfatter kontakter, leads, pipelines og opfølgninger. Budget, kontrakter, strategi, integrationer, API og workflow-automatisering kræver en betalt plan.

Se Foundbase CRM for et overblik over CRM-funktionerne og priser og planer for, hvad der aktuelt er med. Vil I strukturere salgsprocessen, kan I gå videre til salgspipeline i CRM. Skal et mindre team i gang, er guiden CRM til små virksomheder et godt næste skridt.