Hvad får du i et gratis CRM – og hvor går grænsen?
En praktisk guide til funktioner, begrænsninger og de spørgsmål, du bør stille, før du vælger et gratis CRM-system.
Hvad betyder gratis CRM i praksis?
Et gratis CRM er en CRM-løsning, som kan bruges uden et løbende abonnement inden for bestemte rammer. Rammen kan være antal brugere, kontakter, pipelines, integrationer eller avancerede funktioner. Derfor er ordet gratis ikke nok til at vurdere, om løsningen passer til jeres arbejde.
Start med den arbejdsgang, I vil have styr på: ny henvendelse, ansvarlig person, salgsmulighed, næste handling og historik. Hvis den arbejdsgang fungerer for hele teamet, kan en gratis løsning være et fornuftigt sted at begynde.
De vigtigste funktioner at kontrollere
- Kontakter og virksomheder: Kan I samle de oplysninger, som teamet reelt bruger?
- Pipeline: Kan I se fase, ansvarlig og næste handling på åbne salgsmuligheder?
- Historik: Kan noter og aftaler findes af andre end den person, der oprettede dem?
- Opgaver og opfølgning: Kan en aftale omsættes til en tydelig handling med ejer og dato?
- Eksport: Kan I få egne data ud i et anvendeligt format, hvis behovet ændrer sig?
En lang funktionsliste er mindre vigtig end en sammenhængende daglig rutine. Test derfor med få realistiske kontakter og salgsmuligheder i stedet for at vurdere systemet ud fra skærmbilleder alene.
Hvornår er en gratis løsning tilstrækkelig?
Den er ofte tilstrækkelig, når teamet har en enkel salgsproces, få overleveringer og ikke er afhængigt af specialiseret rapportering eller mange integrationer. Det gælder især, hvis alternativet er personlige noter eller et regneark, som kun én person forstår.
Gratis er ikke det samme som midlertidigt. En god basisløsning kan bruges så længe den giver fælles overblik og ikke tvinger jer til manuelle omveje.
Typiske grænser, du bør opdage tidligt
Begrænsninger bliver først et problem, når de rammer en vigtig arbejdsgang. Et brugerloft kan være ligegyldigt for to personer, men afgørende når kundeservice også skal se historikken. Manglende automation er ikke nødvendigvis et problem i starten, men kan blive det, hvis den samme opgave oprettes manuelt mange gange om ugen.
Notér derfor, hvad I ikke kan udføre under testen. Skeln mellem funktioner, der er rare at have, og funktioner som blokerer en konkret proces.
En enkel test over fem arbejdsdage
- Opret et lille udvalg af virkelige, ikke-følsomme testkontakter.
- Fordel ansvar og placer åbne salgsmuligheder i de rigtige faser.
- Registrér næste handling og en kort note efter hver dialog.
- Lad en kollega overtage én relation uden mundtlig overlevering.
- Eksportér testdata og kontrollér, at de kan forstås uden for systemet.
Efter testen bør I kunne svare på, om systemet giver fælles overblik, eller blot flytter det gamle regneark til en ny grænseflade.
Gratis CRM i Foundbase
Foundbase CRM er den kommercielle oversigt over CRM-funktionerne og den aktuelle gratis adgang. Denne guide handler om selve valget og begrænsningerne. Hvis I vil se, hvordan en pipeline bør struktureres, kan I gå videre til salgspipeline i CRM. For et mindre teams implementering findes også guiden CRM til små virksomheder.
Ofte stillede spørgsmål
Det kan det være, hvis teamet primært skal samle kontakter, styre en enkel pipeline og aftale næste handling. Test brugeradgang, eksport og den daglige overlevering, før I beslutter jer.
Kontrollér især antal brugere, adgang til eksport, pipeline, opfølgninger og de integrationer, der indgår i jeres nuværende proces. En begrænsning er kun vigtig, hvis den rammer en nødvendig arbejdsgang.
Opgradér, når et dokumenteret behov ikke længere kan løses forsvarligt i gratisversionen, for eksempel flere brugere, gentagen automation eller en nødvendig integration. Et generelt ønske om flere funktioner er ikke i sig selv en grund.